Politique de confidentialité. Privacy policy.
En bref : nous recueillons seulement ce qu'il faut pour répondre à vos demandes et servir votre compte. Ce site n'utilise aucun témoin (cookie) ni outil de suivi, et nous ne vendons pas vos renseignements. In short: we collect only what we need to answer your requests and serve your account. This site uses no cookies or tracking tools, and we do not sell your information.
Responsable de la protection des renseignements personnels : le président de Pro Service Excellence inc.
- Courriel
- info@proserviceinfo.net
- Téléphone
- 514-326-5349, poste 4
- Adresse
- 4300 rue Garand, Laval (Québec) H7L 5Z6
1. Ce que nous recueillons
Seulement ce que vous nous donnez dans nos formulaires, et quelques données techniques qui servent à les protéger.
- Contact et soumissions : nom, entreprise, courriel, téléphone, pays, sujet et message.
- Retours et réparations (RMA) : entreprise, personne-ressource, courriel, téléphones, meilleur moment pour vous joindre, numéro de facturation, numéro de série, adresse où se trouve l'équipement et description du problème.
- Ouverture de compte : renseignements sur l'entreprise (nom, NEQ, adresses, numéros de TPS et de TVQ), personnes-ressources aux achats et aux comptes payables, mode de paiement, signataire et, pour un compte-crédit, l'institution financière et les références de crédit (fournisseur, termes, limite et coordonnées de la personne-ressource, que nous joignons seulement pour cette vérification). Le formulaire ne demande aucun numéro de carte ni de compte bancaire.
- Vérification anti-fraude : à l'envoi d'un formulaire, le site ajoute le pays que vous indiquez, le fuseau horaire et la langue de votre navigateur, la page d'envoi et un avis automatique (« OK » ou « à vérifier »). Notre traitement automatique y joint le pays estimé d'après votre adresse IP et compare ces renseignements ; une empreinte chiffrée et temporaire de l'adresse IP (effacée après 48 heures) sert seulement à limiter les envois automatisés.
- Numéro de référence : chaque envoi reçoit un numéro de référence, avec la date et l'heure de réception et la langue du formulaire. Le compteur qui donne ces numéros ne contient aucun renseignement personnel.
- Données techniques : notre hébergeur enregistre l'adresse IP, le type de navigateur et la page d'origine avec chaque envoi de formulaire, et peut traiter l'adresse IP d'une visite, pour la sécurité du site et le filtrage des pourriels.
2. Pourquoi nous les utilisons
- Répondre à vos questions et préparer vos soumissions ; vous confirmer par courriel la réception de votre demande, avec son numéro de référence.
- Traiter vos retours et réparations.
- Ouvrir et gérer votre compte, facturer et percevoir les paiements ; pour un compte-crédit, vérifier les références et le crédit de l'entreprise, avec l'autorisation donnée dans le formulaire.
- Prévenir la fraude et protéger nos clients.
- Respecter nos obligations légales, par exemple fiscales.
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.
3. Témoins (cookies)
Ce site n'utilise aucun témoin, aucun outil de statistiques et aucune publicité, et il ne charge aucun contenu d'un autre site (polices, scripts, cartes ou vidéos). C'est pourquoi il n'affiche pas de bannière de témoins.
Votre navigateur garde seulement votre choix de langue et de thème (clair ou sombre) ; dans l'espace revendeurs, le mot de passe est gardé le temps de l'onglet, puis effacé. Ces choix restent sur votre appareil et ne nous sont pas transmis.
L'espace client (lien « Se connecter ») est un site distinct, dans notre logiciel de gestion Odoo ; il utilise les témoins nécessaires à la connexion.
4. Qui y a accès
Les membres de notre équipe qui en ont besoin pour traiter votre demande. Nous confions aussi vos renseignements à des fournisseurs qui les hébergent pour nous :
- Netlify — hébergement du site, réception des formulaires et traitement automatique qui nous les transmet (États-Unis), avec son filtre anti-pourriel Akismet ;
- Microsoft 365 — notre messagerie, où les formulaires nous sont transmis et d'où part votre courriel de confirmation ;
- Odoo — notre logiciel de gestion et l'espace client.
Vos renseignements peuvent donc être conservés à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Nous ne les communiquons à personne d'autre sans votre consentement, sauf si la loi le permet ou l'exige.
5. Conservation et sécurité
Nous gardons vos renseignements le temps nécessaire aux fins ci-dessus et pour respecter nos obligations légales (par exemple, la conservation des pièces comptables), puis nous les détruisons de façon sécuritaire. Le site est servi uniquement en HTTPS, les formulaires sont protégés contre les robots et l'accès à nos systèmes est réservé aux personnes autorisées.
6. Décisions automatisées
Notre vérification anti-fraude signale certaines demandes, par exemple celles qui viennent d'une région que nous ne desservons pas, pour qu'une personne de notre équipe les examine. Si une demande est refusée automatiquement, écrivez-nous : une personne la réexaminera et vous pourrez présenter vos observations.
7. Vos droits
Vous pouvez demander à consulter vos renseignements, à les faire corriger, à en recevoir une copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou retirer votre consentement. Écrivez à notre responsable (coordonnées ci-dessus) : nous répondons dans les 30 jours, après avoir vérifié votre identité au besoin. Si vous êtes insatisfait, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.
8. Incidents de confidentialité
Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information. Nous tenons un registre de ces incidents.
9. Changements
Nous publierons ici toute modification de cette politique ; la date en haut de la page indique la dernière mise à jour.
Person in charge of the protection of personal information: the President of Pro Service Excellence inc.
- info@proserviceinfo.net
- Phone
- 514-326-5349, ext. 4
- Address
- 4300 rue Garand, Laval, Quebec H7L 5Z6
1. What we collect
Only what you give us in our forms, plus a few technical details that help protect them.
- Contact and quotes: name, company, email, phone, country, subject and message.
- Returns and repairs (RMA): company, contact person, email, phone numbers, best time to reach you, billing number, serial number, equipment location address and problem description.
- Account applications: company information (name, NEQ, addresses, GST and QST numbers), purchasing and accounts payable contacts, payment method, signatory and, for a credit account, the financial institution and credit references (supplier, terms, limit and the contact person's details, whom we contact only for this check). The form does not ask for any card or bank account number.
- Fraud check: when you submit a form, the site adds the country you entered, your browser's time zone and language, the page used and an automatic flag ("OK" or "to verify"). Our automated processing adds the country estimated from your IP address and compares this information; a temporary encrypted fingerprint of the IP address (erased after 48 hours) is used only to limit automated submissions.
- Reference number: each submission gets a reference number, with the date and time received and the form language. The counter that issues these numbers holds no personal information.
- Technical data: our host records the IP address, browser type and referring page with each form submission, and may process the IP address of a visit, for site security and spam filtering.
2. Why we use it
- To answer your questions and prepare your quotes; to confirm by email that we received your request, with its reference number.
- To process your returns and repairs.
- To open and manage your account, invoice and collect payments; for a credit account, to check the company's references and credit, as authorized in the form.
- To prevent fraud and protect our customers.
- To meet our legal obligations, such as tax rules.
We do not sell your personal information.
3. Cookies
This site uses no cookies, no analytics and no advertising, and it loads no content from other sites (fonts, scripts, maps or videos). That is why it shows no cookie banner.
Your browser only keeps your language and theme (light or dark) choice; in the reseller area, the password is kept for the life of the tab, then erased. These choices stay on your device and are not sent to us.
The client portal ("Sign in" link) is a separate site, in our Odoo management software; it uses the cookies needed to sign in.
4. Who has access
Members of our team who need it to process your request. We also entrust your information to providers that host it for us:
- Netlify — website hosting, form reception and the automated processing that forwards them to us (United States), with its Akismet spam filter;
- Microsoft 365 — our email, where form submissions are sent to us and from which your confirmation email is sent;
- Odoo — our management software and client portal.
Your information may therefore be stored outside Quebec, including in the United States. We do not share it with anyone else without your consent, unless the law permits or requires it.
5. Retention and security
We keep your information for as long as needed for the purposes above and to meet our legal obligations (such as keeping accounting records), then destroy it securely. The site is served over HTTPS only, forms are protected against bots, and access to our systems is limited to authorized people.
6. Automated decisions
Our fraud check flags some requests, such as those from a region we do not serve, for review by a member of our team. If a request is refused automatically, email us: a person will review it and you may submit your comments.
7. Your rights
You may ask to access your information, have it corrected, receive a copy in a structured, commonly used technological format, or withdraw your consent. Write to our person in charge (contact details above): we reply within 30 days, after verifying your identity if needed. If you are not satisfied, you may contact the Commission d'accès à l'information du Québec.
8. Privacy incidents
If an incident presents a risk of serious injury, we notify the people concerned and the Commission d'accès à l'information. We keep a register of these incidents.
9. Changes
We will post any change to this policy here; the date at the top of the page shows the last update.